Marketing Asset Management: Jak znaleźć wszystko, czego potrzebujesz

"Gdzie jest ten blog, który musimy opublikować w tym tygodniu?" Krzyczysz po biurkach w swoim biurze. Od 15 minut bezskutecznie szukasz poboru. Na domiar złego, osoba, która go napisała, jest chora.

To częste zjawisko dla niektórych zespołów marketingowych. Oni nie przechowują swoich aktywów prawidłowo, więc nie mogą znaleźć to, czego szukasz, kiedy tego potrzebują.

Jest jedna rzecz, która może pomóc: Zarządzanie aktywami marketingowymi.

W tym przewodniku zajmiemy się tym, czym jest zarządzanie aktywami marketingowymi, oraz procesem, który krok po kroku można wykorzystać, aby ułatwić znalezienie tego, czego się szuka.

Pobierz swoje szablony zarządzania aktywami marketingowymi

Dzięki tym zasobom, które można pobrać, zarządzanie aktywami stanie się łatwiejsze:

• Asset Naming Convention Template: Upewnij się, że aktywa są jasno i konsekwentnie oznakowane.
• Szablon dokumentacji konwencji nazw plików: Podaj wskazówki dla swojego zespołu, jak nazwać aktywa i gdzie je znaleźć.
• Marketing File Folder Structure Templates: Gotowy zestaw folderów z plikami do uporządkowania twoich zasobów.

Pobierz wszystkie trzy w tym pakiecie, a następnie przeczytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak pliki i aktywa zorganizowane w całym zespole.

Co to jest zarządzanie aktywami marketingowymi?

Nadal nie jesteś pewien, co tak naprawdę oznacza "zarządzanie aktywami marketingowymi"?

Fantazyjna definicja zarządzania aktywami marketingowymi to proces przechowywania i organizowania aktywów wykorzystywanych przez Twój zespół marketingowy, takich jak:

• Logo
• Szablony obrazów
• Odcinki podcastów
• Filmy wideo
• Zdjęcia
• Broszury
• Plakaty imprez
• Prezentacje
• Ebooki
• Posty na blogu

Warto zauważyć, że aktywa te mogą być przeznaczone do użytku wewnętrznego lub zewnętrznego. Jest to po prostu proces przechowywania ich - i upewnienia się, że są łatwe do znalezienia.

Dlaczego ważne jest zarządzanie moimi aktywami marketingowymi?

Możliwe, że masz mnóstwo plików na swoim komputerze. Wiesz dokładnie, gdzie znajdują się wszystkie aktywa, więc zastanawiasz się, dlaczego zarządzanie aktywami marketingowymi jest ważne.

Pomijając fakt, że pomaga współpracownikom znaleźć Twoje aktywa, rozwiązuje te trzy problemy:

1. Członkowie zespołu przestają pytać o aktywa od innych pracowników

Proszę to sobie wyobrazić:

Twoja kierowniczka ds. marketingu, Sophie, szuka wizerunku do przekazania w mediach społecznościowych, który stworzyła Jane. Sophie nie może jednak znaleźć tego obrazu, więc pyta Jane i zakłóca jej pracę.

Ten rodzaj wielozadaniowości prowadzi aż do 40% spadku produktywności, nie tylko dla Jane, ale także dla ludzi wokół niej.

Oprogramowanie do zarządzania aktywami marketingowymi pozwoliłoby Sophie na znalezienie poszukiwanego przez nią wizerunku bez zakłóceń. Ona może zostawić Jane do wykonania własnej pracy i prawdopodobnie znaleźć aktywa szybciej niż z pomocą Jane.

2. Oszczędność czasu na tworzeniu aktywów

Czy wiesz, że pracownicy spędzają 1,8 godziny dziennie na wyszukiwaniu i zbieraniu informacji?

Twoi pracownicy będą prawdopodobnie szukać czegoś, gdy będą tworzyć nowy zasób. Jednak nie muszą tracić czasu, ani tworzyć tych samych aktywów w kółko.

Mogą one sprawdzić swoje pliki wewnątrz oprogramowania do zarządzania aktywami i zobaczyć, czy zostały one utworzone wcześniej. Jeśli tak, mogą edytować ten jeden - zamiast zaczynać od zera, lub tworzyć duplikat, co jest stratą czasu wszystkich.

3. Zachowaj spójność marki: 3.

Prawidłowe przechowywanie zasobów marketingowych oznacza, że pracownicy mogą przeglądać swoją bibliotekę przed utworzeniem czegokolwiek nowego. To nie tylko powstrzymuje ich przed podwójnym tworzeniem rzeczy, ale także daje im szansę na poznanie Twojego stylu lub standardów.

Czy masz zestaw kolorów marki? Jakich czcionek używasz? Czy wprowadzenia do Twoich wpisów na blogu mają podobny format?

Kiedy pracownicy mogą obejrzeć bibliotekę zasobów przed stworzeniem czegoś nowego, mogą stosować się do tych wytycznych. To tworzy spójność marki, co oznacza, że marki mogą być 3 do 4 razy bardziej widoczne i mieć średni wzrost przychodów o 33%.

Jak skutecznie wdrożyć zarządzanie aktywami marketingowymi

Teraz, gdy rozumiemy korzyści płynące z zarządzania aktywami marketingowymi, możesz zastanawiać się, jak możesz zorganizować swoje pliki.

Oto jak możesz wdrożyć swój własny proces:

1. Wybierz jedno miejsce do przechowywania aktywów

Pierwszą rzeczą, o której musisz się zastanowić, jest miejsce, w którym przechowujesz swoje aktywa.

Będziesz chciała skorzystać z oprogramowania, które ułatwia organizację plików, tworzenie folderów i zapraszanie nowych osób (np. nowych pracowników lub pracowników innego działu).

Może to być Twoje narzędzie do zarządzania projektami, Dropbox, Google Drive itp., ale sprawy mogą się łatwo skomplikować.

Najprostszą opcją jest organizator zasobów, który ułatwia przeglądanie i przechowywanie zasobów.

Jeśli nadal nie masz możliwości korzystania z takich narzędzi jak Dropbox, Google Drive i OneDrive, nasz organizator zasobów synchronizuje się z nimi. Oznacza to, że możesz przesłać swoje zasoby do tych narzędzi jak zwykle, a następnie wciągnąć je do organizatora zasobów, aby ułatwić znalezienie tego, czego szukasz.

2. Opracowanie przejrzystej struktury folderów do ich organizowania.

Celem jest ułatwienie znalezienia konkretnego zasobu bez przeciągania tony plików.

Tak więc, zrobić strukturę folderów, które sprawiają, że łatwo znaleźć to, czego szukasz, jak posiadanie folderów dla każdego kanału marketingowego masz. To może obejmować:

• Email
• Zawartość
• Media społecznościowe
• Branding
• Szablony

Możesz dodawać foldery w obrębie folderów, aby uczynić to jeszcze łatwiejszym.

Na przykład: Powiedzmy, że masz wpis na blogu zatytułowany "How to Start a Blog". Aby ułatwić komuś znalezienie go, przechowuj plik w tych folderach:

Assets > Content > Blog > Topic: Marketing > Tytuł: Wskazówki na blogu.

Niezależnie od tego, co przechowujesz, upewnij się, że nazwy folderów z aktywami mają sens. To powinno być łatwe dla kogoś, aby myśleć o aktywach, które chcą znaleźć, i wybrać najbardziej odpowiednie nazwy folderów, aby je tam dostać.

3. Ustanawiaj klarowne konwencje nazewnictwa plików

Podobnie jak w przypadku nazw folderów, należy ustawić regułę dla pracowników, aby sama nazwa środka była zrozumiała. Pamiętaj: Celem jest sprawienie, by aktywa były dla kogoś łatwe do znalezienia.

Możesz użyć struktur nazewnictwa, które wyjaśniają format aktywów, takich jak "Blog Post": Blogging Tips" lub "Image": Headshot CEO," na przykład.

Możesz też dodać imię i nazwisko osoby, która je stworzyła, na przykład "Blogging Tips - Blog Post [Annie]".

4. Zdefiniuj proces kontroli wersji

Wyobraź sobie, że chcesz opublikować wpis na blogu, który napisał twój członek zespołu, więc zajrzyj do swoich folderów, aby go znaleźć. Jedyny problem? Spotkałeś się z tymi plikami:

1. Post na blogu 1
2. Blog post końcowy
3. Post na blogu REAL FINAŁ
4. Stanowisko na blogu REAL FINAŁ 2